¿CÓMO HACER CONVENCIONES Y NO MORIR EN EL INTENTO?

¡Hola Fandom! Danna por aquí, este mes estamos celebrando un año con la serie de como ser organizador, por esa razón, hoy traigo una recopilación de habitos que tuve que adoptar para mejorar mi calidad de vida cuando realizo el proyecto de hacer convenciones de anime para mi ciudad. 

Muchos habitos los adopté como parte de mi vida, se quedaron en mi agenda de forma permanente. Espero la infromación sea de su agrado.

Cuando emprendí la aventura de organizar eventos tenia 19 años, y no pensé en todas las cosas que sucederían ni todos los cambios que mi cotidianidad tendría que pasar para integrar esta labor de forma armoniosa y sana.

Muchos organizadores que he conocido pasan por alto esta perspectiva, y solamente los veo teniendo problemas personales y crisis tarde o temprano. Así que me atrevo a recomendar analisar como ser organizador nos influye en el día a día.

Esto es algo de lo que comúnmente no se habla, porque el como llevamos a cabo los procesos para la creación de un evento a nivel personal, es algo que solo se supone, y también comúnmente se supone mal... Se piensa que podemos seguir ejecutando ciertos hábitos y prácticas sin repercuciones a la salud ¡Gran error!

Mis primeros mentores (Cuyos nombres omito pues no he pedido permiso para publicarlos) me hablaron de no compartirse demasiado con las personas, tomar esto con la responsabilidad de un trabajo y mantener una postura digna mientras se avanza hacia la profesionalizacion... 

Osea, los sacrificios son mi responsabilidad, no se debe lloriquear por las dificultades (Nadie me esta mandando a hacer esto, es iniciativa propia), y de costar demasiado la ejecución del proyecto lo mejor es abstenerse de su realización... 

Tuve mentores directos y rudos, pero que siendo estrictos intentaban ayudarme a madurar, además de ser grandes personas con maestría en su labor, firmeza y bastante profesionales, dignas de mi respeto y admiración.

Hoy omito esas enseñanzas para ponerme más humana y hablarles del estilo de vida que formulé, por medio del analísis de la experiencia, para mejorar mi calidad de vida.

Mis herramientas, cuando hablamos de como sobrevivir a la ejecución en eventos para el fandom, son planteamientos sencillos y lógicos a simple vista, pero cuando se practican con disciplina y constancia, se vuelven poderosos pilares para la estabilidad: Mental, emocional, social, de salud.

ESTRATEGIA, es la palabra clave aquí. Lo que nos llevará a encaminar los esfuerzos y recursos hacia el resultado deseado. 

Cuando hablamos de bienestar personal, no se puede pretender que la juventud es suficiente, pues el esfuerzo mental, emocional, físico y psicologico que representa realizar evntos, aún con elementos como un presupuesto abundante, contactos que nos faciliten todo y un staff competente, no deja de ser algo retador.

De mantenernos ecu-animes :3 depende nuestra capacidad de coordinar los elementos que conforman nuestro proyecto de forma adecuada, según nuestros objetivos y necesidades.

Estrategia Personal

1.- Hacer del ejercicio un hábito: Independientemente de que es muy bueno para la salud en general, el practicar ejercicio nos ayudara a controlar los niveles de cortisol en la sangre, esta hormona se libera en situaciones de estrés, el ejercicio frecuente libera pequeñas dosis y eso nos hace ganar resistencia. ¿Saben cuan estresante es hacer convenciones? Ahora ya saben como contrarrestarlo ;) No necesitan meterse a un gimnasio ni ser rigurosos, salir a correr basta en un principio, conforme ganen condición busquen incrementar la complejidad de los ejercicios.

2.- Comer para nutrirse: Estamos tan bombardeados de publicidad sobre alimentos chatarra que pensamos que son buenas opciones para basar en ellos nuestra dieta, pero consumirlos solo llena nuestro cuerpo de toxinas que provocan daño a nuestros sistemas, hacer eventos es una práctica que pone a prueba nuestras capacidades y por ello debemos nutrir correctamente nuestra mente, sistema nervioso, etc...

3.- Dormir 8 horas diarias: Habremos quienes sacrificamos horas de sueño por cumplir con nuestra lista de responsabilidades, o lo hemos acuñado como un hábito para ganar más horas frente a la computadora, o como estrategia para el estudio, lo mejor es saber organizarse y ser disciplinados con nuestra agenda, para no sacrificar el descanzo. Nuestro cuerpo se regenera a nivel celular por las noches, así que no dormir compromete ese proceso, nuestra salud e incluso nuestra esperanza de vida.

4.- Visitar al médico regularmente: Hacerse un chequeo al menos dos veces al año que nos ayude a conocer nuestro estado de salud, también en base a esto decidir que tan conveniente es o no hacer eventos en ese periodo.

5.- Tener disciplina: Hay un dicho japones "La disciplina vencerá a la inteligencia", estoy bastante de acuerdo, he conocido personas muy talentosas que no desarrollan su potencial o fracasan por confiarse. La disciplina es el conjunto de normas cuyo cumplimiento de manera constante conducen a cierto resultado. ¡Vamos a ponerla en práctica!

Estrategia Social

1.-Definir los límites: Es común que la emoción generada en los asistentes los impulse a querer involucrarse de manera personal con nosotros, eso no resulta del todo adecuado, podemos ser amables con las personas más no significa que debamos volver a todos nuestros amigos. Igualmente me han tocado casos de expositores que ofrecen favores sexuales como pago por su stand, sea de mal gusto o no, no debemos permitir que esas insinuaciones y tratos trasciendan. ¡Pongamos limites! 

2.- Ser político: A los eventos suelen llegar personas no gratas para nosotros, o a veces hay que colaborar con ellas por un objetivo en común, no debemos permitir que situaciones personales interfieran con nuestro trabajo. Sea cual se la razón por la que asistan (Si buscan molestarnos o realmente vayan para consumir el servicio) debemos limitarnos a ejercer nuestra labor, tratemos de ser profesionales, en caso de que dichas prsonas realicen actos impropios durante el evento, siempre puedes pedirles que se retiren o tener un equipo de seguridad que se haga cargo. Si de plano no te es posible mantenerte ecuánime puedes anunciar en redes sociales y publicidad tu postura con la leyenda "Nos reservamos el derecho de admisión".

3.- Saber comportarse: Algo que aprendí a hacer a la mala, de por si las envidias y los complejos de inferioridad de algunas personas los hacían odiarme, les di armas para atacarme cuando cometí la indiscreción con aquel póster, no me arrepiento pues aprendí bastante sobre como manejarme en redes con relación a los eventos. Muchos te pondrán en un pedestal y esperaran bastantes cosas de ti, no tienes que cumplir las exigencias ni expectativas de nadie (A nivel personal), solo necesitas conducirte correctamente cuando la situación lo demande.

4.-Mantener la comunicación correcta: Comunicarse con las personas es fundamental para que te conozcan y no te idealicen, aprende a transmitir los mensajes con tus intensiones adecuadas, si ademas de hacer eventos tienes otros talentos que complementan tu "estuche de monerías"... No permitas, de preferencia, que la atención puesta en tu persona haga que te desvíes del tema principal: Tu convención y como la organizas, ya habrá otrod momentos, lugares y sitauciones adecuados para hablar del resto de tus habilidades.

5.-Dar seguimiento: Es bueno armarse de una cartera de expositores, patrocinadores, staff e invitados. Pero no solo los visites cuando quieras que participen contigo en los eventos, es bastante agradable que te intereses genuinamente en lo que hacen y en sus negocios, por lo que resulta sano para fortalecer las relaciones el visitar, consumir y estar en contacto con ellos.

Estrategia Operativa

1.- Capacitación constante: Mantenerte actualizado en información es fundamental para realizar una ejecución de calidad, y fomenta la creatividad para realizar nuevas dinámicas, a veces no necesitas invertir en cursos ni diplomados, se encuentra mucha información gratuita por internet.

2.- No involucrar amigos: De preferencia ;) Se que a muchos nos gustaría compartir la experiencia de realizar un evento con las personas que apreciamos, además los conocemos y confiamos en ellos ¿Qué podría salir mal?

Involucrar amigos no siempre resulta buena idea, pues si estos no llegan a tomarse en serio su labor o a respetar nuestro lugar como organizadores entorpecen las actividades del evento, nos provocan un shock emocional y un conflicto con ellos pone en risgo la relación al grado de ocasionar el llegar a perderlos. 

A menos que estén seguros de querer trabajar con nosotros, y que son capaces de separar los conceptos, no debemos tenerlos como opción para el staff. En verdad, he visto casos donde suele confundirse la amistad con tener privilegios. Aplica lo mismo con familia.

3.- Saber armar un presupuesto y calcular el retorno de inversión: Es importante saber cuanto va a costar hacer un evento y cuanto puedes llegar a generar con el mismo, para así plantear en teoría si es un proyecto rentable y conveniente.

Las técnicas para obtener esta información las encuentras en la rama de la contaduría, sin embargo no tienes que ponerte a estudiar toda una carrera, ni pagar servicios profesionales que encarescan la realización del evento.

Con la suficiente iniciativa y práctica, puedes llegar a hacerlo tú mismo, hay centenares de tutoriales en la red. Para hacer un presupuesto sencillo, solo tienes que en listar los elementos necesarios para tu evento y cuanto cuesta emplearlos.

4.- Conocer a los patrocinadores: Si vas a invitar marcas a formar parte de tu evento, conoce sus giro, tipo de consumidores, investiga sus políticas y campañas publicitarias, con ello podrás saber si comparten intereses en común que ayuden a crear sinergia, de los contrario para ganar su apoyo deberás ofrecer un complemento a su marca.

Espero que mi punto de vista resulte de utilidad. Un evento dura de 8 a 21 horas en total, todo depende de los días de emisión y programa de actividades, más el proceso para generarlo abarca mucho más tiempo, antes y después.

Recuerda que esto es una perspectiva personal, no representa una verdad absoluta, les he compartido lo que para mi funciona al buscar tener una vida equilibrada pese a las exigencia que hacer convenciones representa. 

Por supuesto que hay eventos con una capacidad de producción mayor que incluso cuentan con sus propias oficinas y personal, donde los organizadores coordinan las actividades de cada una de las áreas, o incluso ocupan ya el puesto de inversionistas y se reducen su carga de trabajo.

Si eres un organizador primeriso o novato, te deseo el mejor de los emprendimientos y que tu éxito resuene en toda la republica. 

Me despido con una comparativa fotografica. Llevo 17 años siendo otaku, 15 como friki y... ¡No pienso dejarlo pronto!

2021-2022 

(Si, si, llamenme egocentrica. Me gusta mi cara.)