LA IMPORTANCIA DE UN ESTAND

¡Hola Fandom! Este mes continuaremos abordando el tema enfocado a convenciones, hablaremos sobre un elemento muy importante dentro de la logística y ambientación en los eventos: Los estands.

No, nos referimos a nada relacionado con JoJo´s Bizarre Adventure, más bien hablamos de la estructura física donde ciertos participantes como los expositores, artistas, promotores, etc... Se ubican dentro de la convención.

Su relevancia debe ser tomada en cuenta, incluso en provincia, por parte de la organización, no por el consumidor de dicho lugar.

Forma parte del "Todo" dentro de un evento, no es una responsabilidad limitada que consista solo en delimitar un espacio y pase a ser "problema" del expositor el como acomodarse.

Empecemos por definir ciertas cosas, la palabra estand viene de "Stand", en ingles significa caseta o puesto, dependiendo su tamaño puede denominarse de dos formas: Con un tamaño considerable se le suele llamar pabellón, así como expositor si es de tamaño pequeño.

En eventos de anime el formato de stand predominante es el de expositor, por ello apesar de que explicaremos aspectos generales, nos enfocaremos principalmente en sugerencias para ese tipo de formato.

Comúnmente el área de un expositor abarca como mínimo una mesa de 180 x 70, pueden incluirse dos o tres, muchos expositores ingenian formas de hacer rendir su lugar agregando diferentes elementos.

El impacto visual que los estands generan en los asistentes es considerable, por lo que debe tomarse en cuenta como parte de la imagen del evento y no solo acomodarse para propositos comerciales.

Muchas veces suele ocurrir que el expositor no encuentra una forma conveniente de acomodar su producto e invade áreas que son destinadas para el tránsito de los asistentes.

Sugiero a los organizadores lograr una sinergia con los expositores para saber como implementarlos de un modo benéfico para ambas partes, así procurar un acomodo optimo y una imagen agradable de la logística durante el evento.

Por otro lado, como parte de la comunicación entre expositores y organización, se debe aclarar o llegar a un acuerdo al respecto del volumen y tipo de mercacía que se planea llevar al evento para sugerir un tamaño de stand determinado o elementos que ayuden a mejorar la dinamica y exériencia entre comerciantes y consumidores.

Además de fines de exibición, también los stands juegan un papel dentro de la atmosfera, ambientación e incluso sensación que tendrán los asistentes sobre el lugar, y además determinan el flujo de personas que pueden permanecer o caminar en ciertas zonas.

Entiendo que la mayoría de los eventos para fandom son hechos por agrupaciones de fans, tiendas o partículares, por lo que las producciones de suelen mantener costos bajos que faciliten la accesibilidad a los espacios.

Tener stands presentables y bien organizados puede lograrse con simples enfoques, no es un lujo ni un cuestión de grandes eventos.

No es necesario recurrir a alternativas costosas para la producción de un estand, con un poco de creatividad e investigación se pueden lograr buenos resultados.

En caso de que la organización no cuente con la disponibilidad para la gestión de estands, siempre es aconsejable optar por la consulta de especialistas en el tema o una investigación en la red.

Centrandonos en eventos para el fandom, la mercancía especializada se presta para decoración por si misma, siendo innecesario agregar más elementos que saturen visualmente los espacios, en estos casos puede optarse por el minimalizmo... lo cual no es lo mismo que el simplismo.

La comunicación visual en una convención o festival temático, es crucial, nuestro fandom suele responder a estimulos de este tipo debido al tipo de entretenimiento que consumimos.

Así que un buen aconomodo y estructuración de stands ayuda al evento como medio de comunicación visual, más allá de su naturaleza como fenómeno social.

Recordemos que la parte visual es algo más facil de mediar que otras partes que estructuran un evento, como el audio pot ejemplo.

Este suele presentar inconvientes o dificultades durante su ejecución: Por ejemplo si el ruido ambiente logra superar el sonido de la música ambiental, la voz en una conferencia o taller o la conducción.

No quiero demeritar el hecho de organizar un espacio solo con mesas y sillas, la convención más importante de Japón sobre cultura Dōjinshi mantiene este estilo en sus emisiones desde hace años.

El formato de este evento se presta a esa simpleza ya que los asistentes solo van a buscar material de consumo, no es un evento que tenga fines de convivencia como tal.

Los eventos fuera de japón enfocados a esta temática, suelen incluir otro tipo de actividades por lo que su misma presentación ante la sociedad también varía, además la cultura entre publicos es diferente y en ocasiones los stands deben ser adecuados al contexto y ubicación.

Incursionemos un poco en información que nos ayude a crear stands.

¿...Estas listo...?

Para la creación de estans atractivos podemos apoyarnos en la arquitectura efimera, la cual se relaciona con el diseño efímero y la carpintería efímera.

Lo efimero se puede definir como lo que dura poco; opuesto a lo permanente. 

El diseño efímero está definido como algo planeado para ser temporal, el tipo de espacios pensados bajo este concepto abarcan: Stands, escaparates (visual design), escenografías-decoración de teatro, cine o televisión e instalaciones artísticas de eventos y congresos.

Esta arquitectura existe desde el arte antiguo (su origen en formas como el arco de triunfo, cuyo modelo fijó dentro de construcciones permanentes durante el Imperio romano); fue muy usual en las cortes europeas durante el Renacimiento y sobre todo en el Barroco.

Los espacios que obedescan a lo efimero tendrán su propia especialización y sus propios objetivos, pero todos comparten la característica de estar pensados para ser espacios temporales, flexibles, normalmente de bajo costo e innovadores.

A la par de entender este concepto y su aplicación debemos conocer la naturaleza de los estands: Buscan la promoción, exbición, muestra de mercancia.

Para crear buenas propuestas dentro de estos espacios, propongo olvidarnos de la idea de que solo son "Mesas para poner las cosas" y pensarlos como una oportunidad para potenciar el atractivo de los productos que se ofertan.

Ahora...

La creación de un estand abarca principalmente dos elementos: 

1. Estructura 
2. Decoración 

Es común que se mezclen estas ideas, por ello debemos definirlas. Ya que pese a que todos los estands en un evento sirven para el mismo fin, no se enfocan en la misma dinamica: No es lo mismo un estand de venta de ropa que uno de comida, uno de material artistico o de dibujo que uno de botones.

Por ello, entre estands no se tiene la misma funcionalidad ni requerimientos, varian incluso el flujo de personas y tiempo de permanencia.

Esto demanda, por parte de la organización el pensar en los lugares, elementos y materiales para cada caso. Aunque los espacios de los eventos para el fandom, sobretodo en provincia suelen ser limitados y estandarizados... 

Con un poco de creatividad, análisis y estudio, un espacio reducido puede ser optimizado para lucir atractivo, ser funcional, ayudar con los objetivos de exposición y venta de productos.

Teniendo elegida la función (Venta de: Comida, ropa, mochilas, almohadas, dibujos, botones, de todo un poco), debemos saber que la estructura base de un stand cuenta con diferentes puntos:

• Mostrador para recepción o atención al cliente. En caso de tener productos en venta, también aquí se puede contar con una caja chica para realizar el cobro.
• Zona para visitantes. Aquí se muestra el producto, mientras esperan a ser atendidos se puede poner a disposición documentación promocional.
• Zona reservada, separada por un biombo para mantener conversaciones privadas con clientes (Aplicable a empresas).
• Almacén para guardar los productos, bebidas o cortecías y material promocional.
• Altillo. Algunos estands grandes cuentan con una superficie adicional ubicada en un segundo piso en donde se atiende a clientes de la empresa fuera del ajetreo del público.

Al momento de abordar el formato de expostior, varios elementos de esta base quedan fuera o pueden variar entre si, dependiendo el tipo de producto o servicio que se ofrezca.

Por ejemplo, el concepto de almacén puede limitarse a un par de cajas, la zona reservada puede ser una silla extra por si alguien quiere discutir una compra fuera del evento y la zona de visitantes puede fusionarse con el mostrador.

Mientras tanto, como parte de la decoración de un estand se encuentran los siguientes elementos:

• Pantallas de plasma en las que se proyectan imágenes o vídeos corporativos.
• Cajas de luz, letreros retroiluminados en los que se muestran fotografías, logotipos, mensajes publicitarios, etc.
• Displays, o banners en los que se exhibe nombre de la tienda, colectivo o artista y/o redes sociales.
• Carteles luminosos o banderolas. Que reafirmen la marca.
• Elementos móviles como cubos giratorios o plataformas.
• Muebles: mesas, sillas, banquetas altas, etc.
• Plantas y otros elementos de ornamentación.

En el caso del formato de expositor nuevamente pueden quedar fuera varios elementos, los puntos mencionados son solo como guía.

También...

La iluminación es un elemento esencial dentro de un estand, debiendo ser abundante y homogénea para permitir una correcta visibilidad del producto y del resto de los elementos promocionales.

Para el formato de expositor, la iluminación suele depender de toda la sede en general, pero igualmente se pueden implementar elementos de bajo costo como por ejemplo tiras de luces led.

En convenciones de anime o eventos fandom de occidente, el servicio de renta de un espacio incluye una estructura base para todas las áreas, que consite en mesas separadas por mamparas, dependiendo el nivel de producción esto puede variar hacia solo mesas con espacios entre si.

Reíto que esto no tiene porque tomarse como una forma incorrecta de proceder, cada evento se ajusta a su presupuesto y posibilidades, no deseo menos preciar el esfuerzo de ninguna organización.

Mi único interés con esta información es hacer una invitación a explorar las posibilidades, motivar a entender la naturaleza de los estands y su impacto en la concepción del espectador, para así destacar su importancia como factor de influencia dentro de un evento.

¿Qué te ha parecido este tema? ¿Te ha gustado que abordemos ciertos elementos de la organización de eventos temáticos? ¡Nos entusiasma tu opinión!

Gracias por leernos, te esperamos con un nuevo tema el próximo mes.