BÁSICOS DE ORGANIZACIÓN: IMPUESTOS Y LOGÍSTICA

¡Hola Fandom! Hace un año había abordado la cuestión al respecto de como empezar a prepararse para ser organizador, pueden leerlo AQUÍ.

El medio del anime es un mercado lleno de posibilidades para quien tenga la capacidad creativa de explorarlas y explotarlas. El fandom es muy noble en su respuesta, sobre todo el gremio Otaku.

Ejercer como organizador de eventos de esta índole no está regulado por ninguna entidad en nuestro país, por lo que su modo de ejecución es libre para cada emprededor que decida iniciarse en esta carrera.

Más esto no significa que estamos excentos de normas, regulaciones e impuestos en el camino, debemos estar conscientes de las obligaciones que generamos para con nuestra ciudad o municipio.

Las leyes que debemos seguir para realizar eventos estan en la legislación municipal, estatal o nacional respectivamente, dependiendo del alcance que se busque tener, y son las mismas que se aplican a eventos de otra índole.

Al principio es común buscar experiencia a través del emprendimiento, solo evitemos la falacia de ser emprendedores por siempre, en algún punto se debe decidir tomar las cosas en serio o dar paso a otro proyecto en nuestras vidas. 

Según la filosofía empresarial Japonesa son 5 años para montar un negocio y hacerlo rentable, ya que estos temas nos gustan, me parece un parámetro adecuado para definir el tiempo que le toma a un emprendedor formalizar.

Si alguien desea hacer eventos de anime como negocio permanente, o volverlo su fuente fija de autoempleo, deberá darse de alta en el SAT, así sus ingresos estarán regulados por las leyes fiscales como lo indica nuestra nación.

El regimen que aplica a un organizador es: 

Régimen de Incorporación Fiscal: Pueden inscribirse aquellas personas físicas que realicen una actividad comercial o presten algún servicio por los que no requieran título profesional, siempre que sus ingresos anuales no excedan los dos millones de pesos. - SAT

El propio municipio también tiene sus impuestos como el de boletaje y volantaje.

Si tenemos la inquietud de emprender en el medio nacional enfocado al anime, recomiendo tener ideas e intensiones claras al respecto, y no solo jugar a hacer eventos para "testear", pues el impacto que estos acontecimientos tienen en la sociedad y con el fandom no es algo para tomarse a la ligera.

Entiendo que ser estricta en este sentido puede provocar rechazo a mi persona o filosofía, pero resulta peor engendrar la mentalidad de "wassa" en los aspirantes a organizador, que solo ganar un par de haters más.

Ya que, al menos en el gremio Otaku, tenemos un historial muy desmoralizante que incluye ataques, noticias amarillistas, fraudes de parte de agrupaciones, falsas acusaciones, material sacado de su contexto para trasguiversar, estafas y muchas cosas más... 

¿Necesitamos además eventos mal hechos? No.

Muchos eventos y tiendas de anime nacionales se manejan como negocios informales, por falta de información u otro tipo de razones, los invito a no caer en está práctica si deciden ejercer como organizadores, ya que el hacerlo afecta nuestra imagen como gremio.

¡No tengas miedo a pagar impuestos! Nuestros amigos de Kiin explican de forma sencilla las ventajas de ser un negocio formal AQUÍ

¿EN DONDE VAMOS A ESTAR?

Gran parte del posible éxito lo conforman la toma de decisiones previas al día de la ejecución, y una de las desiciones más importantes es elegir el lugar que será nuestra cede.

La mejor forma de encontrarlo es tener claro dos aspectos antes de empezar su busquéda: El número tentativo de asistentes y el programa de actividades.

Este orden no es algo estricto, pero resulta más fácil buscar un lugar con características adecuadas para lo que habrá en el evento, que tratar de hacer caber nuestras ideas en un espacio que no es el adecuado.

NOTA PERSONAL: Ocurrió que un evento se mudó de la ciudad de Tampico a la nuestra (Poza Rica), con una dinámica innovadora, atractiva y bastante costosa: Un concierto de Hatsune Miku en vivo.

Desafortunadamente el asistente local que estaba conectando al evento con la ciudad, no tuvo la precaución de tomar medidas ni del salón ni del escenario, ni se cuestionó la capacidad eléctrica del recinto para un evento así.

¿El resultado? Un flete desaprovechado y personal pagado para no trabajar ese día, pues no sé pudo montar la plataforma para el concierto.

Fui mandada a llamar para apoyar en ese evento, solo que ya era demasiado tarde y los medios que usaron para contactarme me provocaron molestia y desconfianza. Acudí para conocer a las personas involucradas y saber su historia, de paso di un par de consejos que tomaron en cuenta... Creo.

Conclusión: El lugar que elijan como cede juega un papel importante, dediquen tiempo a la evaluación del recinto antes de elegir alguno para su evento.

BREVE HISTORÍA PERSONAL (Con comentarios honestos)

Cuando elegí el salón Renaulth para hacer eventos, lo hice depués de recorrer toda la ciudad a pie, durante dos meses buscando lugares potenciales.

Había buenas opciones, decidí ese salón porque contaba con las características adecuadas al formato que tenía en mente para las emisiones.

Esas características eran: Fácil acceso, ubicación sobre calle principal, espacio suficiente, escenario incluido, cercanía con negocios, acustica aceptable, área abierta y cocina integrada.

Todos los eventos de anime se realizaban anteriormente en Casa de Cultura, un lugar bastante adecuado, pero con una característica que NADIE a sabido aprovechar hasta ahora.

Todos ponen el escenario ENMEDIO del recinto, en el patio principal, bloqueando la visibilidad de alguna de las áreas que lo conforma, a la par de desaprovechar ese espacio. 

No se les ha ocurrido a los organizadores que trabajan con ese lugar, mudar el escenario al jardín exterior, ese que tiene a un lado el campo de base ball. Habría muchas ventajas de esa dinámica.

Si mudan el escenario al jardín exterior, podrán aprovechar todo el espacio interior de Casa de Cultura, y la música de las presentaciones no ensordecerá a los expositores, talleres y convivencia que tengan dentro.

Volviendo a Renaulth, el lugar resultó mejor de lo que esperaba, inclusive el hacer el evento ahí motivó a los administradores a remodelar ciertos aspectos del salón. Después de mi evento, se volvió la cede por excelencia para eventos de anime locales. Un gusto que mis observaciones fueran asi de acertadas y beneficiaran a los demás.

¿QUÉ VAMOS A PONER Y COMO?

El tema de la cede forma parte de un concepto conocido como logística.

La logística industrial y la de eventos comparten algunos conceptos, más no son lo mismo, en el primer caso aborda el proceso por medio del cual el producto llega a manos del consumidor.

Por su parte, la segunda engloba todas las actividades, procesos, documentación, soporte técnico, administrativo y estrategias para la gestión de un evento, antes, durante y después de la ejecución. 

Una vez que has decidio el recinto adecuado para tu expo, convención, show room, festival, quermes o tardeada otaku, lo siguiente es determinar los espacios fisicos que serán asignados a las actividades que se van a realizar.

Para tener nociones de como hacer esto es aconsejable contestar las siguientes preguntas:

• ¿Cuánto mide mi recinto y con que acondicionamientos cuenta?
• ¿Qué y cuántas actividades se pueden hacer de manera grupal?
• ¿Qué acontecimientos son adecuados para mostarlos a todos y qué acontesimientos se realizan mejor en grupos pequeños?
• ¿Cuantos expositores voy a promocionar?
• ¿Qué tipo de mercancia venden los expositores invitados?
• ¿Qué elementos técnicos tengo a mi disposición?
• ¿Cuales son mis actividades como eventos y aproximadamente cuanto duran?
• ¿Qué actividades van a desarrollarse simultaneamente?
• ¿Qué actividades son de interés general y cuales solo llaman la atención de ciertos sectores?
• ¿Qué tipo de ambientación y decoración incluiré como parte del evento?

Comúnmente se opta por tener un escenario como centro de atención para el desarrollo de la conducción y concursos, mientras el resto del evento se desarrolla a partir o alrededor de este.

No soy precisamente fan de este formato, pero funciona. No olviden que este tipo de eventos se prestan a socializar, por lo que es conveniente tener consideración de los asistentes y sus gargantas, pausando el ruido de la ambientación musical o el entusiamos de la conducción a ratos para que banda platique.

La única manera de desarrollarse en la gestión de logística y obtener las habilidades necesarias para un optimo desempeño como organizaor, es por medio de la experiencia que deja la practica. 

¿Esto significa que para hacer un evento bueno debemos pasar una curva de aprendizaje que involucre la organización de muchos o varios eventos malos? No precisamente.

Una estrategia conveniente para entrenarse como organizador de eventos es practicar las habilidades necesarias con ejercicios aislados, así no comprometemos una gran cantidad de recursos, tiempo, personas ni reputación.

Hasta aquí mis comentarios de momento, hay muchisimo más por abordar al respecto de la logística y de la cuestión de la cede, pero considero que por ahora la información es suficiente para pensar.

Entonces... Futuros organizadores, si aspiran a ser el mejor entrenador pokemon, no puedo ayudarlos... 

Pero si aspiran a rockear su ciudad con un evento de "animu"💖 entonces visiten el canal de Temporada Fandom por Youtube, ya que estoy desarrollando una serie especializada en el tema.

Un gusto tener su visita en este blog, nos leemos el siguiente mes.